Автоматизация документооборота
Скорость
документооборота на предприятии напрямую влияет на эффективность бизнеса и
быстроту принятия ключевых решений. Медленное согласование отпуска сотрудника
или нового соглашения с клиентом может привести к потере потенциальных
возможностей для бизнеса и как следствие денег. Автоматизация документооборота позволяет
получить всю необходимую информацию для оперативного принятия решений и
согласования документов без промедлений, что в конечном итоге снижает
трудозатраты на документооборот в целом.
Представьте, насколько удобнее отправлять документ в
электронном виде и мгновенно получать актуальную информацию о статусе согласования,
чем передавать документ на бумаге и пребывать в неведении о состоянии
его рассмотрения. Многие пересылают документы по электронной почте, но это не
решает корни проблемы, т.к. размножаются версий документов и не обеспечивается
централизованное хранение.
Задачи, решаемые автоматизированным документооборотом
Мы предлагаем специализированное решение для компании
на базе платформы Microsoft Sharepoint 2007. Это позволяет решить следующие
задачи:
- Создание
динамических маршрутов согласования документов. Мы настроим процесс
создания и согласования документа в зависимости от должностей сотрудников
компании.
- Оперативное
уведомление сотрудников по почте об ожидаемом от него действии. Если
какому-нибудь человеку необходимо согласовать, создать, добавить
комментарий к какому-либо документу, система сама напомнит ему об этом.
- Конфиденциальность
информации, содержащейся в документах документа и формирование печатных
форм. Вы можете не переживать, что важная для компании информации попадет
в третьи руки.
- Интеграция
с различными системами. Синхронизации справочников и заявок и других
данных будет происходить автоматически. Это может быть 1С, ERP, CRM и
другие системы.
- Все
документы хранятся в одном месте. Вы в любой момент можете посмотреть
историю изменений, кто, когда и какие правки сделал в документе.
Преимущества документооборота при заказе у нас
- Осуществление
одобрения прямо из почтового клиента (Microsoft Outlook) в один клик мыши,
отражение ключевой информации в почтовых уведомлениях.
- Не
нужно обучать сотрудников для работы с системой. Все основные действия
могут быть произведены прямо из офисных приложений семейства Microsoft Office
(Word, Excel).
- Возможность
получить доступ к системе документооборота через Интернет. Каждый
сотрудник (если Вы хотите) может получить доступ к необходимым документам
не только с рабочего компьютера, а также с ноутбука, мобильного
устройства, домашнего компьютера. Все соединения происходят по защищенному
каналу.
- Интеграция
с AD. Вам не придется создавать отдельные учетные записи для системы
документооборота. Все данные будут автоматически синхронизированные из
существующей корпоративной сети.
Стоимость и сроки
Стоимость зависит от объема работ по созданию
автоматизированной системы документооборота. Чтобы узнать подробности свяжитесь
с нами и опишите Ваш проект.