Скорость документооборота на предприятии напрямую влияет на эффективность бизнеса и быстроту принятия ключевых решений. Медленное согласование отпуска сотрудника или нового соглашения с клиентом может привести к потере потенциальных возможностей для бизнеса и как следствие денег. Автоматизация документооборота позволяет получить всю необходимую информацию для оперативного принятия решений и согласования документов без промедлений, что в конечном итоге снижает трудозатраты на документооборот в целом.

Представьте, насколько удобнее отправлять документ в электронном виде и мгновенно получать актуальную информацию о статусе согласования, чем передавать документ на бумаге и пребывать в неведении о состоянии его рассмотрения. Многие пересылают документы по электронной почте, но это не решает корни проблемы, так как размножаются версии документов и не обеспечивается централизованное хранение.

Задачи, решаемые автоматизированным документооборотом

Мы предлагаем специализированное решение для компании на базе платформы Microsoft Sharepoint 2007. Это позволяет решить следующие задачи.

• Создание динамических маршрутов согласования документов. Мы настроим процесс создания и согласования документа в зависимости от должностей сотрудников компании.
• Оперативное уведомление сотрудников по почте об ожидаемом от него действии. Если какому-нибудь человеку необходимо согласовать, создать, добавить комментарий к какому-либо документу, система сама напомнит ему об этом.
• Конфиденциальность информации, содержащейся в документах документа и формирование печатных форм. Вы можете не переживать, что важная для компании информации попадет в третьи руки.
• Интеграция с различными системами. Синхронизации справочников и заявок и других данных будет происходить автоматически. Это может быть 1С, ERP, CRM и другие системы.
• Все документы хранятся в одном месте. Вы в любой момент можете посмотреть историю изменений, кто, когда и какие правки сделал в документе.

Преимущества документооборота при заказе у нас

• Осуществление одобрения прямо из почтового клиента (Microsoft Outlook) в один клик мыши, отражение ключевой информации в почтовых уведомлениях.
• Не нужно обучать сотрудников для работы с системой. Все основные действия могут быть произведены прямо из офисных приложений семейства Microsoft Office (Word, Excel).
• Возможность получить доступ к системе документооборота через Интернет. Каждый сотрудник (если Вы хотите) может получить доступ к необходимым документам не только с рабочего компьютера, но и с ноутбука, мобильного устройства, домашнего компьютера. Все соединения происходят по защищенному каналу.
• Интеграция с AD. Вам не придется создавать отдельные учетные записи для системы документооборота. Все данные будут автоматически синхронизированные из существующей корпоративной сети.